Las comisiones internas representan uno de los costes ocultos más significativos en organizaciones con estructuras complejas. Estos cargos, que se aplican en transferencias entre departamentos, filiales o unidades de negocio, pueden parecer justificados individualmente pero a menudo generan un sobrecoste innecesario para la organización en su conjunto.
En este artículo, presentamos un caso real de optimización de comisiones internas en una empresa multinacional del sector retail, con un ahorro anual superior a 120.000€.
Contexto del cliente
Nuestro cliente es una empresa multinacional del sector retail con presencia en 8 países europeos y más de 200 tiendas físicas. La compañía opera a través de 12 entidades legales diferentes, cada una con su propia estructura financiera y administrativa.
Características relevantes:
- Volumen anual de transacciones internas: aproximadamente 5.800
- Valor total de transferencias internas: 48 millones de euros
- Estructura descentralizada con autonomía financiera por país
- Múltiples sistemas ERP y plataformas bancarias
Problemática identificada
Durante nuestro diagnóstico inicial, identificamos varios problemas relacionados con las comisiones internas:
1. Cargos por servicio entre entidades
Cada filial aplicaba cargos de gestión a las transferencias recibidas de otras entidades del grupo. Estos cargos oscilaban entre el 0,5% y el 2% del valor transferido, generando un coste adicional que no aportaba valor real al grupo.
2. Comisiones bancarias duplicadas
Las transferencias entre filiales generaban comisiones bancarias en ambos extremos (emisor y receptor), sin que existiera una política de optimización de estas comisiones.
3. Tasas de cambio desfavorables
Las transferencias entre países con diferentes divisas se realizaban sin una estrategia centralizada, lo que resultaba en la aplicación de tasas de cambio desfavorables y comisiones adicionales.
4. Timing subóptimo
La falta de coordinación en el timing de las transferencias generaba costes adicionales por transferencias urgentes que podrían haberse evitado con una mejor planificación.
Solución implementada
Tras un análisis exhaustivo, diseñamos e implementamos un plan de optimización con los siguientes componentes:
1. Revisión de la política de cargos internos
Se estableció una nueva política que eliminaba los cargos por servicio entre entidades del mismo grupo para transacciones rutinarias. Solo se mantuvieron cargos justificados para servicios específicos con valor añadido real.
2. Centralización de la tesorería
Implementamos un sistema de cash pooling que permitía optimizar la liquidez del grupo y reducir la necesidad de transferencias frecuentes entre entidades.
3. Renegociación de acuerdos bancarios
Se negociaron nuevos acuerdos con los bancos para reducir las comisiones por transferencias intragrupales, consiguiendo tarifas planas para volúmenes específicos.
4. Estrategia de gestión de divisas
Se implementó una estrategia centralizada para la gestión de operaciones en diferentes divisas, incluyendo la consolidación de conversiones y la negociación de tasas de cambio más favorables.
5. Calendario de transferencias
Se estableció un calendario coordinado de transferencias rutinarias para evitar la necesidad de operaciones urgentes con costes adicionales.
Resultados obtenidos
La implementación de estas medidas generó resultados significativos en un periodo de 12 meses:
| Categoría | Antes de la optimización | Después de la optimización | Ahorro anual |
|---|---|---|---|
| Cargos por servicio internos | €345.000 | €86.250 | €258.750 |
| Comisiones bancarias | €87.000 | €34.800 | €52.200 |
| Costes por cambio de divisa | €124.000 | €68.200 | €55.800 |
| Transferencias urgentes | €48.600 | €9.720 | €38.880 |
| Total | €604.600 | €198.970 | €405.630 |
Además de los ahorros directos, se obtuvieron beneficios adicionales:
- Reducción del tiempo dedicado a la gestión de transferencias en un 65%
- Mejora en la previsibilidad de los flujos de caja
- Mayor transparencia en los costes financieros del grupo
- Simplificación de procesos administrativos
Lecciones aprendidas
Este caso práctico nos permitió extraer varias lecciones importantes que pueden ser útiles para otras organizaciones:
1. Visibilidad global vs. optimización local
Muchas de las comisiones internas se habían establecido con una lógica de optimización local (cada entidad buscaba maximizar sus ingresos) sin considerar el impacto global para el grupo. La implementación de una visión consolidada fue clave para identificar estas ineficiencias.
2. Inercia de procesos históricos
Muchas de las comisiones y cargos se mantenían por inercia, sin una revisión crítica de su necesidad real. La evaluación sistemática de cada cargo permitió eliminar aquellos que ya no tenían justificación.
3. Importancia de la política unificada
El establecimiento de una política clara y unificada para todo el grupo fue fundamental para asegurar que los cambios se implementaran de manera consistente en todas las entidades.
4. Balance entre autonomía y centralización
El proyecto requirió encontrar un equilibrio adecuado entre mantener cierta autonomía financiera de las filiales y centralizar aquellos aspectos donde la economía de escala generaba beneficios significativos.
Conclusiones
Las comisiones internas representan un área de oportunidad significativa para la optimización de costes en organizaciones complejas. Con el enfoque adecuado, es posible reducir estos costes sin afectar negativamente a las operaciones del negocio, generando ahorros sustanciales que impactan directamente en los resultados financieros.
En Desjardinsaffairesca, nuestro enfoque metodológico nos permite identificar estas oportunidades y diseñar soluciones a medida que generan resultados tangibles y sostenibles en el tiempo.
Si desea saber más sobre cómo podemos ayudarle a optimizar las comisiones internas en su organización, contáctenos para solicitar un diagnóstico inicial.