Los pagos duplicados representan uno de los problemas más comunes y a la vez más costosos en la gestión financiera de las organizaciones. Según nuestros estudios, entre un 0,5% y un 2% de todas las transacciones procesadas por empresas medianas y grandes corresponden a pagos duplicados que podrían evitarse con los controles adecuados.
En este artículo, analizamos en detalle la metodología que aplicamos en Desjardinsaffairesca para detectar y prevenir estos pagos redundantes, así como los resultados que hemos obtenido para nuestros clientes.
¿Por qué se producen los pagos duplicados?
Antes de abordar la metodología de detección, es importante entender las causas más frecuentes de los pagos duplicados:
- Sistemas aislados - Cuando diferentes departamentos o filiales utilizan sistemas independientes que no se comunican entre sí, aumenta el riesgo de procesar el mismo pago varias veces.
- Errores humanos - La introducción manual de datos o la aprobación de pagos sin verificación adecuada puede llevar a duplicidades.
- Fallos en la conciliación - Procesos de conciliación deficientes o inexistentes impiden detectar pagos duplicados antes de que se procesen.
- Múltiples canales de pago - Cuando una organización utiliza diferentes métodos o canales para realizar pagos (transferencias, cheques, tarjetas), aumenta la probabilidad de duplicidades.
- Cambios en las referencias - Cuando las referencias de pago cambian o no son consistentes, se dificulta la identificación de duplicados.
Nuestra metodología de detección
En Desjardinsaffairesca hemos desarrollado un enfoque sistemático para la detección de pagos duplicados que combina análisis de datos avanzado con conocimiento experto del sector:
1. Recopilación y normalización de datos
El primer paso es recopilar datos de todas las fuentes relevantes: sistemas ERP, plataformas de pago, extractos bancarios, etc. Estos datos se normalizan para crear un formato unificado que permita el análisis cruzado.
2. Aplicación de algoritmos de matching
Utilizamos algoritmos especializados que identifican posibles duplicados basándose en múltiples criterios:
- Matching exacto - Identifica transacciones con valores idénticos en campos clave como importe, beneficiario, referencia y fecha.
- Matching difuso - Detecta transacciones similares aunque no sean exactamente iguales, utilizando técnicas de comparación aproximada para nombres de beneficiarios, referencias ligeramente diferentes, etc.
- Análisis de patrones temporales - Identifica pagos recurrentes que se procesan con mayor frecuencia de lo establecido.
3. Análisis contextual
No todas las transacciones similares son duplicados. Nuestros analistas evalúan el contexto de cada potencial duplicado para determinar si se trata de un error o de pagos legítimamente similares.
4. Clasificación y cuantificación
Los duplicados confirmados se clasifican según su causa raíz y se cuantifica su impacto financiero, tanto en términos de valor directo como de costes administrativos asociados.
Resultados obtenidos
La aplicación de esta metodología ha generado resultados significativos para nuestros clientes. Algunos ejemplos:
Caso 1: Empresa multinacional del sector industrial
- Volumen de pagos analizados: 45.000 transacciones
- Duplicados detectados: 723 transacciones (1,6%)
- Valor total recuperado: 387.000€
- Causas principales: sistemas aislados entre filiales y fallos en la conciliación
Caso 2: Cadena de distribución minorista
- Volumen de pagos analizados: 28.500 transacciones
- Duplicados detectados: 342 transacciones (1,2%)
- Valor total recuperado: 215.000€
- Causas principales: múltiples departamentos contratando los mismos servicios y errores en la entrada de datos
Implementación de controles preventivos
La detección de duplicados es solo el primer paso. Para generar un ahorro sostenible, implementamos controles preventivos que evitan que se produzcan nuevos pagos duplicados:
- Validación automatizada - Sistemas que comprueban automáticamente cada nuevo pago contra el histórico de transacciones.
- Centralización de datos - Creación de repositorios centralizados de información de pagos accesibles para todos los departamentos.
- Estandarización de referencias - Implementación de formatos consistentes para referencias de pago.
- Alertas en tiempo real - Notificaciones inmediatas cuando se detecta un posible duplicado.
- Formación del personal - Capacitación sobre mejores prácticas para evitar errores en la gestión de pagos.
Conclusiones
Los pagos duplicados representan una fuga financiera significativa pero evitable para la mayoría de las organizaciones. Con la metodología adecuada, es posible no solo recuperar importes ya pagados sino, lo que es más importante, implementar sistemas que prevengan futuros errores.
En Desjardinsaffairesca, nuestro enfoque combinado de análisis avanzado de datos y conocimiento experto nos permite ofrecer soluciones efectivas que generan un retorno de inversión inmediato y sostenible para nuestros clientes.
Si desea saber más sobre cómo podemos ayudarle a identificar y prevenir pagos duplicados en su organización, contáctenos para solicitar un diagnóstico inicial.